Ausgangssituation
In einem wachsenden Betrieb ohne eigene HR-Abteilung sind Personalthemen Chefsache. Oder Assistentinnensache. Oder irgendwosonst-Sache. Konkret bedeutet das: Verschiedene Personen kümmern sich nebenbei um alles, was unter „HR“ fällt – von der Vertragserstellung über Urlaubsregelungen bis hin zu Sondervereinbarungen.
Was fehlt? Der Überblick.
- Welche Dienstverträge gelten aktuell?
- Welche Betriebsvereinbarungen sind in Kraft – und für wen?
- Gibt es überhaupt eine einheitliche Regelung zu Gleitzeit, Homeoffice oder Zeitausgleich?
Die Antworten darauf: vage. Oder unterschiedlich. Oder „müsste ich nachschauen“.
Das Problem
- Vereinbarungen sind oft veraltet, widersprüchlich oder gar nicht mehr auffindbar.
- Unterschiedliche Versionen von Dienstverträgen kursieren – mit teils abweichenden Formulierungen zu Arbeitszeit, Kündigung, Überstunden etc.
- Neue Mitarbeiter:innen bekommen Infos auf Zuruf oder per Word-Dokument aus dem Archiv.
- Es gibt keine zentrale Stelle, die über alles Bescheid weiß – und keine Übersicht, wer was zu welchen Bedingungen unterschrieben hat.
Die Lösung: Projekt „HR-Aufräumen“
Eine externe HR-Expertin wird geholt – und macht genau das, was intern (zeitlich) niemand schafft: systematisch aufräumen.
Die Maßnahmen:
- Bestandsaufnahme:
Sichtung sämtlicher vorhandener Unterlagen – Dienstverträge, Zusatzvereinbarungen, Betriebsvereinbarungen, Richtlinien. Egal ob digital, in Ordnern oder in E-Mail-Anhängen.
- Prüfung auf Aktualität & Rechtskonformität:
Was ist veraltet? Was fehlt? Wo widersprechen sich Dokumente? Wo braucht es Ergänzungen, weil z. B. gesetzliche Grundlagen (Stichwort: Arbeitszeitgesetz, Homeoffice-Regelung) sich geändert haben?
- Überarbeitung & Standardisierung:
Vereinheitlichung der Vertragsgrundlagen – inklusive neuer Vorlagen für Dienstverträge, Mustervorlagen für künftige Zusatzvereinbarungen und klare Strukturierung nach Themen.
- Informationsaufbereitung:
Erstellung thematisch sortierter Übersichtsblätter („Was gilt bei Homeoffice?“, „Wie funktioniert Zeitausgleich?“, „Welche Regelungen gibt’s bei Krankheit?“) mit Verweisen auf die entsprechenden Vereinbarungen. Kurz, verständlich, anwenderfreundlich.
Der Nutzen auf einen Blick
✅ Rechtssicherheit:
Einheitliche, aktuelle Vertragswerke – kein Risiko durch fehlerhafte oder überholte Vereinbarungen.
✅ Transparenz:
Alle Beteiligten wissen, was gilt – und wo es steht.
✅ Entlastung:
Weniger Rückfragen, weniger Chaos, keine mehrdeutigen Aussagen à la „Ich glaub, bei dem haben wir was anderes vereinbart“.
✅ Professionalisierung:
Auch ohne eigene HR-Abteilung gibt es jetzt einen klaren, dokumentierten Standard.
✅ Zukunftsfähigkeit:
Neue Mitarbeitende bekommen strukturierte Infos – statt einen Word-Vertrag von 2012 mit handschriftlichem Zusatz.
Fazit
HR braucht keine eigene Abteilung, um professionell zu sein – aber jemanden, der aufräumt, sortiert und Klarheit schafft.
Denn was bringt die beste Vereinbarung, wenn keiner mehr weiß, dass es sie gibt?
