Hintergrund
Urlaub soll der Erholung dienen – in der HR aber sorgt er regelmäßig für Kopfschmerzen. Konkret geht es um den monatlichen Resturlaubs- und Zeitkontenreport, der der Geschäftsführung einen Überblick geben soll: Wer hat noch wie viel Urlaub? Wer hat ein großes Plus am Zeitkonto? Wer müsste eigentlich längst abbauen?
Die Daten dafür kommen aus dem HR-System – auf den ersten Blick vollständig. Auf den zweiten zeigt sich: Die Datenlage ist nicht falsch, aber auch nicht direkt verwendbar. Denn “20 Tage Resturlaub” bedeuten etwas anderes für eine Teilzeitkraft mit 3 Arbeitstagen als für jemanden mit einer 5-Tage-Woche. Und spätestens wenn die Ampelanzeige ins Spiel kommt, ist klar: So einfach wird das hier nicht.
Ausgangssituation
- Die HR-Abteilung exportiert monatlich eine CSV-Datei mit Resturlaubsständen und Zeitkonten aller Mitarbeiter:innen.
- Die Rohdaten enthalten die Werte korrekt – aber nicht in Relation zur individuellen Wochenarbeitszeit.
- Das führt zu Missverständnissen: Eine 3-Tage-Kraft mit 20 Urlaubstagen ist de facto für fast sieben Wochen abwesend. Eine Vollzeitkraft mit denselben 20 Tagen? Nur vier Wochen.
- Die gewünschte Ampel-Logik („Grün = okay, Gelb = abbauen, Rot = kritisch“) muss deshalb differenzieren – und genau das passiert aktuell manuell in Excel.
Der manuelle Prozess
- Ermittlung der individuellen Wochenarbeitstage
Die HR muss für jede Person die vereinbarte Anzahl an Arbeitstagen pro Woche ermitteln – oft aus einem separaten Stammdaten-Export oder durch Nachfragen bei Teamleitungen.
- Umrechnung der Urlaubstage auf FTE-Basis
Urlaubstage müssen auf ein Vollzeitäquivalent gebracht werden, um vergleichbar zu sein. Klingt einfach, wird aber zur Sisyphosarbeit, wenn jemand z. B. 3,5 Tage pro Woche arbeitet.
- Interpretation des Zeitkontos
Zeitguthaben entstehen auf Basis unterschiedlicher Arbeitsmodelle. Auch hier müssen die reinen Zahlen in Kontext gesetzt werden: Ein Plus von 40 Stunden ist für eine Vollzeitkraft ein anderes Signal als für jemanden mit 20 Wochenstunden.
- Ampel-Logik händisch hinterlegt
Die Ampelfarben werden in Excel zugewiesen – grün bei „alles im Rahmen“, gelb bei „Handlungsbedarf“, rot bei „Kritisch – sofort Maßnahmen nötig“. Was als einfache Bedingung gedacht war, wird zur subjektiven Einschätzung mit mehreren „Wenns“ und „Abers“.
Die Realität
- Der Report ist jedes Monat eine individuelle Komposition – kein automatisierter Prozess.
- Diskussionen über „Warum ist das jetzt gelb und nicht rot?“ sind an der Tagesordnung.
- Die HR wird zur Schnittstelle zwischen Excel-Formeln, Bauchgefühl und Krisenkommunikation.
Die Konsequenz
- Zeitintensiv, fehleranfällig, intransparent.
- Die Ampel ist ein gutes Steuerungselement – wenn sie denn verlässlich wäre.
- Der Vorstand will Klarheit, bekommt aber Excel-Tabellen mit Fußnoten.
Fazit
Ein Resturlaub ist nicht gleich ein Resturlaub. Zeitguthaben ist nicht gleich Zeitguthaben. Und ein Report ist erst dann sinnvoll, wenn er mehr Klarheit bringt als Fragen aufwirft.
HR braucht keine Ampel zum Basteln – sondern ein System, das versteht, was dahintersteckt.
